Līdz ar Latvijas iestāšanos Eiropas Savienībā, aktuāls jautājums attiecībā uz uzņēmējdarbību ir saistīts ar veiksmīgu konkurētspējas nodrošināšanu.Bieži vien uzņēmēji apgalvo, ka ir gandrīz neiespējami konkurēt ar citu ES valstu uzņēmumiem.Bet vai mēs zinām, ar ko un kāpēc šie uzņēmumi atšķiras no mums, ko viņi dara labāk un kā?Daļēji atbildi uz šiem jautājumiem mēs varam iegūt salīdzinot savus darbības principus un praksi ar Eiropā atzītiem veiksmīgākajiem uzņēmumiem. Šādu iespēju mums sniedz uzņēmuma pašnovērtējums atbilstoši EFQM (European Foundation for Quality Management) Izcilības modeļa (Excellence Model) principiem.

Kas ir EFQM un Izcilības modelis?

EFQM (Eiropas fonds kvalitātes vadībai) kā bezpeļņas organizācija tika dibināts 1988.gadā, piedaloties 14 Eiropas pazīstamāko firmu prezidentiem (Bosch, BT, Bull, Ciba-Geigy, Dassault, Electrolux, Fiat, KLM, Nestlé, Olivetti, Philips, Renault, Sulzer, Volkswagen) un to apstiprināja Eiropas Komisija.Organizācijas mērķis bija apkopot pozitīvo pieredzi un radīt Eiropas modeli kvalitātes pilnveidošanai, lai palielinātu Eiropas uzņēmumu konkurētspēju.1991.gadā EFQM izveidoja Izcilības modeli kā pamatu, lai organizācijas varētu veikt pašnovērtējumu, kā arī, lai izvērtētu pretendentus uz Eiropas Kvalitātes balvu. 1992.gadā pirmo Eiropas Kvalitātes balvu saņēma Rank Xerox Limited. Balva tiek piešķirta katru gadu un to uzskata par vienu no prestižākajiem atzinumiem, ko organizācija var iegūt. To organizāciju vidū, kas ir ieguvušas balvu vai atzinību ir tādi pazīstami vārdi kā Ericsson, IBM, TNT Express, Volvo, Nokia, Siemens, Bosch, Renault, Grundfos u.c.Kopš 1997. gada arī Latvijā tiek piešķirta Latvijas Kvalitātes balva, kas balstīta uz Eiropas Izcilības modeļa kritērijiem.Atšķirībā no prestižās Eiropas Kvalitātes balvas, Latvijas organizāciju ieinteresētība balvas iegūšanā nav bijusi tik aktīva. Rodas jautājums – kāpēc? Kā viens no iemesliem varētu būt fakts, ka piesakoties uz balvu, organizācijām ir jāizveido darbības apraksts, kas balstīts uz Izcilības modeļa kritērijiem, bet ne visas organizācijas ir tam gatavas, jo neizprot šī modeļa būtību.Lai veiksmīgāk pretendētu uz Eiropas Kvalitātes balvu, vispirms organizācijas ievieš Visaptverošās kvalitātes vadības principus (TQM), kas ir Izcilības modeļa filozofijas pamatā.Atbilstību Izcilības modelim novērtē, izmantojot dažādas pašnovērtējuma metodes, tāpēc organizācijām arī Latvijā būtu lietderīgi iepazīt šīs metodes, kuras ļautu dziļāk izprast Izcilības modeļa principus un palīdzētu pakāpeniski ieviest Visaptverošās kvalitātes vadību. Tā būtu vēl viena iespēja uzlabot savu darbu, lai paaugstinātu konkurētspēju.(Detalizētāka informācija par EFQM, Latvijas Kvalitātes Asociāciju www.efqm.com, www.lka.lv)

Ieguvumi veicot organizācijas pašnovērtējumu.

Balstoties uz pieredzi, var teikt, ka uzņēmuma pašnovērtējums ir licis vadībai un darbiniekiem paskatīties uz sevi no malas un daudz kritiskāk izvērtēt visu organizācijas darbību kopumā. Kā galvenos ieguvumus, veicot organizācijas pašnovērtējumu pēc EFQM Izcilības modeļa, var minēt sekojošo:

• Iespēja mācīties no Eiropas veiksmīgāko uzņēmumu pieredzes;
• Labāka sagatavošanās, lai pretendētu uz Latvijas un Eiropas Kvalitātes balvām;
• Organizācijas darbinieku iesaistīšana novērtēšanas procesā, tādejādi motivējot tos „domāt par to, ko un kā mēs varam darīt labāk”;
• Jaunu ideju iegūšana no darbiniekiem par jomām, kuras jāuzlabo;
• Stipro un pilnveidojamo jomu noteikšana, balstoties uz faktiem;
• „Labākās prakses” identificēšana organizācijas iekšienē;
• Iespēja uzklausīt un ieklausīties savos kolēģos, tādejādi veicinot labāku savstarpējo izpratni;
• Visu organizācijai svarīgo procesu izvērtēšana;
• Iegūto secinājumu izmantošana tālākai darbības un resursu plānošanai.

Pašnovērtējuma metodes

Lai veiktu organizācijas pašnovērtējumu un izvēlētos pareizo metodi ir svarīgi vispirms saprast kāds ir šī procesa mērķis. Organizācijai vajadzētu izvērtēt sekojošus faktorus :

• laika un cilvēku resursus;
• darbinieku zināšanas par EFQM Izcilības modeli;
• pašnovērtējuma saistību ar plānošanas procesu;
• cik precīzs rezultāts ir nepieciešams.

Atkarībā no iepriekš izvērtētā var tikt izmantoti sekojoši pašnovērtējuma veidi:ProcesiVai jūsu organizācija nodrošina, ka auditu un biznesa rezultātu pārskati tiek izmantoti, lai uzlabotu vadības sistēmu, veicot pasākumus neveiksmju cēloņu novēršanai, nevis „dzēšot ugunsgrēku” ?RezultātiVai jūsu organizācijas finansiālie un citi rādītāji uzrāda pozitīvu tendenci (piem., peļņa, ieņēmumi, pārdotie daudzumi, tirgus daļa u.c.)?Ja vēlaties uzzināt vairāk par dažādām pašnovērtējuma metodēm atbilstoši EFQM Izcilības modelim , SIA „Leilands un Putnis” ( www.leiput.lv ) speciālisti labprāt veiks atbilstošu apmācību, kā arī palīdzēs veikt organizācijas pašnovērtējumu.
1.Anketēšana (Questionnaire)
Anketēšana ir atbildēšana uz jautājumiem. Darbinieki dod vērtējumu pēc noteiktas klasifikācijas par katru kritēriju, balstoties uz savu uztveri. Rezultātu skaitliski summē un aprēķina vidējo vērtējums.
2.Matrica (Matrix chart)
Matrica ir līdzīga anketēšanai, bet rezultāti tiek atspoguļoti iekrāsojot novērtējumu izveidotā tabulā. Tas uzskatāmi parāda uzlabojamās jomas. Var tikt pielietots arī skaitliskais aprēķins. Organizācijas parasti izveido savu matricu, kurā nodefinē sava izpildījuma dažādos līmeņus un tad veic novērtēšanu atbilstoši šiem līmeņiem.
3.Darba grupas (Workshop)
Darba grupas vērtējums balstās uz iepriekš savāktiem faktiem par visiem Izcilības modeļa kritērijiem. Darba grupā parasti piedalās augstākās vadības pārstāvji. Tiek dots novērtējums arī skaitļos. Vērtējuma rezultātus parasti izmantoti stratēģiskās plānošanas procesā.
4.Proforma (Pro forma)
Tiek savākti dati par visiem Izcilības modeļa kritērijiem un aizpildīta noteikta parauga veidlapa. Veidlapā ieraksta uz faktiem balstītus pierādījums, lai noteiktu, vai dotais jautājums ir organizācijas stiprā puse vai uzlabojamā joma. Katru kritēriju novērtē arī skaitliski. Novērtējumu veic vadības pārstāvji, iepriekš veicot pārrunas un savācot pierādījumus arī no darbiniekiem.

Bieži vien organizācijas izmanto kombinētos pašnovērtējuma veidus. Piemēram, kā veiksmīgu savienojumu var minēt proformas un darba grupas metodikas apvienojumu.

Katrai no metodēm ir savas priekšrocības un savi trūkumi, tāpēc ir svarīgi apzināties kādas ir organizācijas zināšanas un pieredze Visaptverošās kvalitātes jomā (TQM).
5.Balvas simulācija (Award Simulation)
Šī metode tiek izmantota piesakoties uz Kvalitātes balvu. Organizācija izveido aprakstu par savu darbību, atbilstoši Izcilības modeļa kritērijiem. Profesionāli vērtētāji novērtē aprakstu un apmeklē organizāciju, lai pārliecinātos par apraksta atbilstību reālajai organizācijas darbībai.
Piemērs pašnovērtējuma rezultātu apkopojumam:
Šajā attēlā ir skaidri redzams, kuras ir organizācijas vājās vietas. Jāatzīst, ka pašnovērtējums izteikts skaitļos vienmēr būs lielākā vai mazākā mērā subjektīvs vērtējums, bet neapšaubāmi tas iezīmē galvenās tendences. Lai iegūtu lielāku objektivitāti pašnovērtējuma procesā, organizācijām būtu lietderīgi pieaicināt speciālistu par EFQM Izcilības modeli.

Anketēšanā izmantojamo jautājumu piemērs.

VadībaVai visa augstākā vadība ir nodrošinājusi tādu organizatorisko struktūru un procesu vadības sistēmu, ka tā tiek respektēta un ir efektīva, lai nodrošinātu pozitīvus biznesa rezultātus?Politika un StratēģijaVai organizācijā ir izstrādātas metodes, lai saprastu, kad mainīt tās stratēģiju, politiku un tirgu, ja organizācijas vadītājs aizietu no darba?DarbiniekiCik efektīva ir abpusēja komunikācija ar darbiniekiem? Vai darbinieki atzītu, ka viņi ir labi informēti un viņu viedoklis tiek cienīts?Partnerattiecības un ResursiVai Jums ir noteikta metode, lai nodrošinātu, ka alternatīva un jauna tehnoloģija tiek attīstīta un ieviesta, kā arī intelektuālais īpašums un resursi tiek optimizēti, lai iegūtu priekšrocības gan pakalpojuma, gan produkta ražošanas sfērā?