5S metodika

Mūsu pakalpojumi

Vadības sistēmas - ISO9001, ISO14001, OHSAS18001

Kvalitātes vadība ISO 9001
Vides vadība ISO 14001
Darba drošība OHSAS 18001
Integrētās vadības sistēmas

Efektivitātes uzlabošana - Lean, 6sigma, EFQM, 5S, Procesu vadība

EFQM izcilības modelis
5S metodika
Procesu vadība

Darba aizsardzība

Darba aizsardzības sistēmas izveidošana
Darba aizsardzības sistēmas uzturēšana
Darba aizsardzības sistēmas audits
Darba vides risku vērtēšana
Ugunsdrošība un civilā aizsardzība
Izmaiņas darba aizsardzības sistēmas uzturēšanā
Darba aizsardzībai pakalpojumu anketa

Apmācības

Apmācību kalendārs
Specializētie kursi uzņēmumiem
Kvalitātes vadība
Auditoru apmācība
Darba aizsardzība
Uzņēmuma un personāla vadība
IT vadība un drošība
Citi kursi un semināri
Finanšu vadība un grāmatvedība
Angļu valoda
Pārdošana un klietnu attiecību vadība
Fotogalerijas no apmācībām

Informācijas drošība ISO 27001

ES projektu sagatavošana un vadība

Projektu izstrāde
Konsultācijas
Pieteikuma anketa ES finansējuma piesaistei

Ārpakalpojumi - kvalitātes vadītājs, iekšējie auditi, vadības sistēmu uzturēšana

Klientu un darbinieku apmierinātības aptaujas

Klientu aptaujas
Darbinieku aptaujas un novērtēšana

Dalība projektos

5S metodika

Kas ir 5-S?

Seiri	Organizācija	nederīgo lietu izmešana
Seiton	Kārtīgums	dokumenta atrašana 30 sekunžu laikā
Seiso	Uzkopšana	individuāla atbildība par uzkopšanu
Seiketsu	Standartizācija	uzglabāšanas uzskatāmība
Shitsuke	Disciplīna	ievērot 5-S ikdienā

Japāņu uzņēmumi ir labi pazīstami ar savu tīrību un kārtību. Tas ir viņu spējas iedvest strādājošiem atbildībassajūtu un disciplīnu rezultāts. 5-S loģika ir tāda, ka organizācija, kārtīgums, uzkopšana, standartizācija un disciplīna ir pamatprasības, lai ražotu kvalitatīvus produktus vai piedāvātu kvalitatīvus pakalpojumus. Tas ir pamats, lai organizācija varētu virzīties uz izcilību savā jomā. Pārsteidzoši, ka tikai salīdzinoši nesen šis iedarbīgais līdzeklis tika atklāts Rietumu pasaulei. Pasaulē ir daudz piemēru 5-S modeļa veiksmīgai ieviešanai, sevišķi, apkalpojošajā sfērā. Atšķirība starp Japāņu un Rietumu pieeju galvenokārt ir darbinieku iesaistīšanās pakāpē.

Organizācija (Seiri)

Organizācija ir to lietu nodalīšana, kuras ir vajadzīgas darbam no tām, kuras nav un vajadzīgo lietu uzturēšana pēc

iespējas mazākā skaitā ērtā vietā. Piemēram, informācijas apstrāde. Cik laika vien nepaiet, lai izšķirotu vajadzīgo

informāciju (kas tiek piesūtīta katru dienu) un organizētu to? Organizācijas māksla pamatojas uz

“noslāņošanas” vadību.Tā ietver lēmumu pieņemšanu par to, cik kas ir svarīgs un tad nebūtisku lietu skaita samazināšanu.Tajā pašā laikā “noslāņošanas” vadība nodrošina, ka būtiskās lietas ir pietiekami tuvu, lai panāktu maksimālu

efektivitāti. Tātad “noslāņošanas” vadības būtība ir spēja izlemt par lietošanas biežumu un nodrošināt, ka lietas atrodas

to īstajās vietās.

Lietošana	Vajadzības pakāpe (lietošanas biežums)	Vajadzības pakāpe (lietošanas biežums)
Zema	Lietas, kas nav lietotas pēdējā gada laikā	Izmetiet tās
	Lietas, kas lietotas tikai reizi pēdējos 6-12 mēn.	Uzglabājiet attālus
Vidēja	Lietas, kas lietotas reizi pēdējos 2-6 mēn.	Uzglabājiet noteiktā vietā darbavietā
	Lietas, kas lietotas biežāk kā reizi mēn.
Augsta	Lietas, kas tiek lietotas reizi nedēļā	Uzglabājiet tuvu darba vietai vai nēsājiet līdzi
	Lietas, kas tiek lietotas katru dienu
	Lietas, kas tiek lietotas ik stundu

Vajadzību un vēlmju sadalījums.

Ir cilvēki, kas jauc vajadzības un vēlmes, jo daudzas no lietām tiek paturētas ar domu: “Ja nu noder?”. Tas ir vadības jautājums – ja lieta nav vajadzīga, no tās jāatbrīvojas!

Viens ir labākais.

Ir svarīgi uzsvērt organizācijas principu “viens ir labākais”. Tas attiecināms gan uz vienu instrumentu/rakstāmpiederumu komplektu, gan vienas lappuses formu/memo, gan vienas dienas apstrādi, gan vienas pieturvietas servisu klientam, gan noteiktu vietu noteikta faila glabāšanai (ieskaitot serverī vai datorā glabājamos failus).

Kārtīgums (Seiton)

Kārtīgums ir efektivitātes mācība. Tas ir jautājums par to, cik ātri Jūs variet sameklēt vajadzīgās lietas un cik ātri Jūs tās spējiet nolikt. Ir jāizveido ikvienam saprotama sistēma.

Kārtīguma sasniegšanai nepieciešami četri soļi.

1.solis: pašreizējās situācijas analīze.
Sāciet analizēt savu esošo praksi - kā vajadzīgās lietas tiek atrastas un kā tās tiek noliktas vietā. Sevišķi tas ir

svarīgi vietās, kur izmanto daudz dažādus materiālus, failus, sastāvdaļas utt. Piemēram, ja darbiniekam dienā

jāatrod 300 noteiktas lietas un katras lietas atrašanai nepieciešamas 20 sekundes, tad kopā atrašanai tiek

patērētas 100 minūtes. Ja atrašanas laiku varētu samazināt par 5 sekundēm, tad dienā ietaupītos 25 minūtes.
Tipiskas problēmas lietu atrašanai:

Neziņa, kā lietu sauc vai vienai lietai ir vairāki nosaukumi (apzīmējumi) vai otrādi
Neskaidrības, kur lietas tiek glabātas
Uzglabāšanas vieta neatrodas tuvumā
Uzglabāšanas vietas izkaisītas visapkārt
Daudzkārt atkārtoti jāiet pakaļ
Grūti atrast, jo vienviet atrodas daudzas lietas
Nav apzīmējumu
Nav atrodams noteiktajā vietā, bet nav skaidrs vai lietas vairāk nav, vai kāds to lieto
Nav skaidrs, vai ir rezerves daļas (nav uzskaites un nav kam pajautāt)
Atnestajai lietai ir defekts
Grūti izvilkt
Pārāk liela, lai aiznestu utt.

2.solis: lēmums par lietu atrašanās vietu.
Ir vajadzīgi noteikti kritēriji, lai pieņemtu šādu lēmumu.

3.solis: lēmums par lietu nolikšanu.
Funkcionālai uzglabāšanai ir svarīgi, lai lietas būtu viegli atrodamas un pieejamas.
Izlemjot par glabāšanas vietu, nosakiet ne tikai vietu, bet pat plauktu.

Sekojošas darbības varētu palīdzēt:

Visām lietām dodiet vārdu
Vieta visam un viss savā vietā
- ne lietas bez noteiktas atrašanās vietas
- ir skaidrs, kur atrodas lietas, kad tās kāds ir paņēmis

3.Ātra identifikācija

norādes un apgaismojums
viegli atrodamas bieži lietotās lietas

4.Droša uzglabāšana

smagākās lietas tuvāk pamatnei
smagas lietas novietotas uz speciāliem paliktņiem
soliņi un kāpnes

5.Vērā ņemtas augstuma īpatnības

visērtākais augstums ir no ceļiem līdz plecam

4. solis: ievērot novietošanas likumu.
Tas nozīmē – vienmēr novietot lietas tur, kur tām ir atvēlēta vieta un tās stāvējušas.

Kārtīgums paziņojumiem un apzīmējumiem.
Paziņojumi un apzīmējumi ir vispārpieņemti sazināšanās līdzekļi, bez tam tie atspoguļo kārtību organizācijā, tādēļ tiem ir jāpievērš īpaša uzmanība. Paziņojumiem vēlams ievērot sekojošus principus:

Neizlieciet tos jebkur, atvēliet tiem speciālas vietas un pieturieties pie tām.
Katram paziņojumu dēlim jābūt skaidri apzīmētam. Lieliem paziņojumu dēļiem jābūt sadalītiem zonās ar skaidriem apzīmējumiem, piem.”Steidzami”, Vispārējā informācija”, “Informācija no ārienes” utt.
Paziņojumiem jāuzliek to noņemšanas termiņš, ne tikai tādēļ, lai tie neaizņemtu lieku vietu, bet arī tādēļ, lai cilvēkiem neizveidotos paradums nepievērst paziņojumiem uzmanību (tas notiek gadījumos, kad paziņojumi
atrodas pie paziņojumu dēļa ļoti ilgi, līdz ar to neviens vairs tiem nepievērš uzmanību).
Paziņojumu augšējām malām jāveido līdzena līnija.
Paziņojumiem jābūt vismaz uz A3 vai A2 izmēra papīra, salasāmiem, ar labi saskatāma lieluma burtiem.

Uzkopšana (Seiso)

Uzkopšanai organizācijā ir jāpievēršas ikvienam – sākot no direktora un beidzot ar apkopēju. Tāda ir japāņu pieeja

un tādēļ viņiem nav vajadzīgi sētnieki dzīvojamo māju rajonos, jo katra ģimene ir atbildīga par ietves notīrīšanu

savas mājas priekšā. Japāņi tic, ka veicot tīrīšanu, viņi iztīra arī savus prātus.
Nepietiekama tīrība ražošanas telpās var izraisīt produkta kvalitātes problēmas. Lūk, daži piemēri:

dažādas lietas iekrīt produkcijā;
putekļi, netīrumi un citas substances sabojā krāsošanas procesu;
slikti savienojumi elektroiekārtās netīru kontaktu dēļ;
netīrumu dēļ rodas īssavienojumi, kuri izraisa ugunsgrēku
datoros rodas problēmas akumulēto netīrumu un putekļu dēļ utt.

Katrā organizācijā, vienalga – vai tas ir birojs vai ražošanas telpas, jūs varētu sākt ar individuālo atbildīgo nozīmēšanu. Ir svarīgi, lai nepaliktu kādas neapzinātas vietas un visiem uzdevumi būtu skaidri definēti. Kamēr vien katrs darbinieks neuztvers uzkopšanas nozīmību un savu personīgo atbildību tīrības nodrošināšanā, organizācijā neizdosies ieviest

vispārēju tīrību.

Standartizācija (Seiketsu)

Standartizācija nozīmē nepārtraukti uzturēt Jūsu organizāciju. Tas attiecināms gan uz atsevišķiem darbiniekiem, gan organizāciju kopumā. Uzsvars tiek likts uz vizuālo vadību un 5-S standartizāciju.Inovācija un vispārēja vizuālā vadība tiek lietoti, lai sasniegtu un uzturētu standartizētus apstākļus, lai Jūsu darbības notiktu visoptimālākajā veidā

Vizuālā vadība.

Vizuālā vadība tikai nesen ir nokļuvusi uzmanības centrā kā efektīvs nepārtrauktas uzlabošanas līdzeklis. Tā tiek lietota

gan ražošanā, gan pakalpojumu sfērā.
Bez tam nesen ievērību ir guvusi arī “krāsu” vadība. Tā tiek lietota ne tikai krāsu apzīmējumiem, bet arī, lai radītu patīkamāku darba vidi. Arvien vairāk strādnieku izvēlās baltas vai gaišas krāsas apģērbus, jo uz tām var ātri redzēt

netīrumus un tās norāda uz darbavietas tīrību.
Viena no efektīvām vizuālās vadības metodēm ir atbilstošu apzīmējumu izlikšana. Piemēram:

gadskārtējās apskates atzīme, kuru piestiprina iekārtai;
atbildīgā apzīmējums, kurš norāda, kas par ko ir atbildīgs;
temperatūras norāde, apzīmē kritiskās temperatūras;
drošības norāde, atgādina strādājošiem būtiskus drošības apsvērumus;
eļļas norāde, apzīmē attiecīgās eļļas tipu, kas jālieto noteiktā iekārtā;
identifikācijas norāde, kas apzīmē noteiktu lietu, detaļu;
produktu pavadošie apzīmējumi, kas norāda, ka noteikts produkts noteiktā darba vietā ir pārbaudīts un atbilst izvirzītajiem kritērijiem utt.

Caurspīdīgums.

Standartizācijas svarīgs aspekts ir caurspīdīgums. Lielākajā daļā biroju un rūpnīcu instrumenti, dokumentu faili tiek glabāti slēgtās vietās – skapjos aiz durvīm, speciālās atvilknēs utt., tie nav redzami. To varētu nosaukt par

“nost no skata, nost no prāta” praksi. Šīs slēgtās vietas bieži ir visnekārtīgākās vietas, jo tās nav pastāvīgā redzeslokā.Veidojiet slēgtās vietas “caurspīdīgas”, redzamas. Ja jābūt noteiktām lietām metāla skapjos, izveidojiet tajos logus. Uzglabājiet tā, lai katrs var redzēt, kas un kā tiek glabāts un kādā stāvoklī atrodas šīs lietas.

Daudzuma noteikšana.

Nepārtraukti izmērot procesus, nosakot un analizējot rezultātus, Jūs ātri variet noteikt vadības “šaurāsvietas” un atrast nevēlamās novirzes, pirms tās nav pārvērtušās nopietnās problēmās.

Disciplīna (Shitsuke)

Disciplīna nozīmē ieaudzināt spēju darīt lietas tā, kā tās būtu jādara. Uzsvars tiek likts uz labu paradumu radīšanu darba vietā. Ikvienam mācot to, kas un kā ir jādara un ikvienam arī reāli to darot, tiek salauzti sliktie ieradumi un veidojās jauni, labi ieradumi. Tas palīdz darbiniekiem veidot un ievērot noteiktus nosacījumus.Pašdisciplīna ir svarīga tā iemesla dēļ, ka tā darbojās arī bez formālās disciplīnas. Ja darbinieks ir “disciplinēts” veikt kaut ko noteiktu, tas nenozīmē, ka viņš būs disciplinēts visu laiku. Pašdisciplīna garantē ikdienas rutīnas nepārtrauktību.Disciplīna ir atkārtošanas un prakses process.Domājiet par disciplīnu kā par daļu no strādājošo drošības. Cik daudzi cilvēki nav cietuši tikai tādēļ, ka ir aizmirsuši (vai nav vēlējušies) uzlikt drošības brilles, ķiveres, aizsargtērpu?Cik daudz ir sakropļojuši sevi, jo nav ievērojuši iekārtu ekspluatācijas noteikumus?Ir svarīgi panākt, ka ikvienam kļūst par paradumu ievērot vienkāršus drošības noteikumus.Daudzās veiksmīgās Japānas un ASV firmās ir novērots, ka cilvēki uzskata darbavietu par daļu no savas ģimenes. Darbinieki savam darbam velta tik daudz laika un enerģijas, ka kāds cits varētu nodomāt, ka tas ir viņu pašu bizness.

5-S birojā.

Birojā tiek veikts administratīvais un vadības darbs, kurš tāpat prasa precizitāti un efektivitāti. Birojā tāpat ir piemērojami 5-S principi, lai novērstu neefektivitāti, kļūmes un darbi labi veiktos.

Pamatos biroja darbs ir līdzīgs ražotnes darbam ar to vienīgo atšķirību, ka birojā vairāk tiek strādāts ar “netaustāmām” lietām – informāciju.Biroja darbu ir grūtāk standartizēt, bieži tā specifika ir grūti izprotama cilvēkiem “no malas”.

Bieži vien biroja darbiniekiem nav liela izpratne par nepārtrauktas uzlabošanas un 5-S nepieciešamību.

Ieteikumi, kas var palīdzēt 5-S principu ieviešanu birojā:

1. Samaziniet formu, žurnālu skaitu, ieskaitot nevajadzīgos papīrus, to jucekli.

2. Pārskatiet visus failus, citus uzglabājamos materiālus, aprīkojumu, lai novērtētu to nepieciešamību un iespējas tos uzglabāt efektīvākā veidā. Cilvēkiem 30 sekunžu laikā jāspēj atrast viss nepieciešamais. Variet uzsākt “viens ir labākais” kampaņu, lai panāktu to, ka uzdevumi, atskaites nepārsniedz 1 lappusi, biroja tehnika atrastos vienā vietā, standartizētu kancelejas piederumus, novērstu pārliecību, ka ikvienam ir jābūt pašam sava kopija no visa.

3. Pārorganizējieties no individuāla darba uz grupu darbu. Standartizācija un atbalsta sistēmas (daudzpusīgi darbinieki) ir noderīgas pat pie salīdzinoši zemām noslodzēm.

4. Izveidojiet un ieviesiet nepārtrauktu uzlabojumu sistēmu, lai Jūsu izdoma dotu taustāmus rezultātus (varētu palīdzēt KO, KĀDĒĻ, KAS, KAD, KĀapspriešana). Izveidojiet plānus, kuros visiem redzams, kas ir plānots, kā ir plānots to sasniegt un kā plāna ieviešana progresē. Sadalot procesu noteiktos soļos, jābūt iespējamam to standartizēt un radīt rokasgrāmatas, kurās aprakstītu, kā jāveic katru no šiem soļiem. Bez tam aprakstot procesu būs iespēja novērtēt veicamo procesu un varbūt jau noteikt iespējamās problēmas.

5. Novērtējiet un uzlabojiet biroja aprīkojumu, lietotos žurnālus. Reizēm tikai daži no žurnāliem, aprīkojuma jau sākotnēji ir tikuši paredzēti tieši konkrētam birojam, tādēļ ir iespējas tos optimizēt un uzlabot. Papīrus, pierakstus, aprīkojumu ir jārada, ņemot par pamatu darba vajadzības nevis otrādāk.

6. Mēģiniet uzturēt biroju tīru un kārtīgu. Birojs ir pirmā vieta, kur ienāk apmeklētāji un pirmais iespaids bieži ir noteicošais.Kārtīgums rada daudzus ieguvumus: ikviens zinās, kur kas atrodas, informācija būs pieejama ikvienam, kam nepieciešams, kārtīgs birojs mudinās darbiniekus organizēt

darbus vienkāršā un saprotamā veidā, kā arī pabeigt katru uzdevumu laikā, nevis ieslīgt neizdarītu darbu gūzmā.

“Viens ir labākais” kampaņa birojā.

“Viens ir labākais” kampaņa birojā nozīmē racionalizēt tā darbību un vienkāršot vadību. Tas ir veids, kā izvairīties no pārmērībām, optimizēt un padarīt efektīvāku darbu.

Daži no izplatītākajiem 5-S ir izmantoti 5-S audita darba lapā.

Kāpēc 5-S ir noderīgs?

Ir daudzas lietas, kuras cilvēki dara automātiski, bez domāšanas. 5-S var palīdzēt visā, ko mēs darām. 5-S ir kā spogulis, kurā parādās mūsu attieksme un uzvedība. Bieži vien mēs nevēlamies redzēt acīmredzamas lietas. Lūk, dažas no tām:

sliktas attiecības kolektīvā;
cilvēki izskatās noguruši;
liels darba kavējumu skaits;
darbiniekiem nerūp darba rezultāts;
no darbiniekiem nenāk ieteikumi par darba uzlabošanu;
darbavieta ir pilna ar brāķi un labojamu produktu utt.

5-S principu izmantošana ir lietderīga, jo tā palīdzēs ikvienam atvieglot darbu. Pamēģiniet ieviest 5-S principus mājās un Jūs redzēsiet reālo ieguvumu.

Tas pats attiecas arī uz darba vietu. Šo principu izmantošana ļauj strādāt ar problēmu cēloņiem – darba organizāciju, kārtību, uzkopšanu, standartizāciju un pašdisciplīnu.

5-S veido labu pamatu vispārējai kvalitātes uzlabošanas darbībai. Tīra un kārtīga darba vide vienmēr rada labu iespaidu par organizāciju. Dr. Demings ir uzsvēris, ka uzņēmuma vadībai ir jācenšas izveidot tāda vide, kurā darbiniekiem patiktu strādāt un tie būtu lepni par savu darbu.Japānā daudzu uzņēmumu vadītāji citē 5-S kā savu vadības prioritāti Nr 1.Drošība, efektivitāte, kvalitāte un iespējamais brāķis ir jebkuras darba vides raksturīgi aspekti, uz kuriem ir attiecināmi 5-S principi.

Kā ieviest 5-S principus?